Составляем письмо-запрос: образцы и принципы оформления

Составляем письмо-запрос: образцы и принципы оформления. Письмо-запрос – это разновидность делового письма. Запрос отправляют партнёрам, контрагентам, государственным органам Иногда без него можно и обойтись (например, устно попросив коллегу-предпринимателя сообщить какие-то сведения), но в целом пренебрегать такими посланиями не стоит.

Хотя бы ради соблюдения установленного порядка. Что можно запрашивать. Информацию (о характеристиках товара и его наличии, о способах доставки и сроках поставки, о причинах задержки отправления и т. д. Документы или предметы (бумаги для заключения договора, образцы товара и т. д. Словом, если вы чего-то не знаете или не вполне понимаете, если вам нужны документы или прайс-листы – отправляйте письмо-запрос.

Структура письма. Пишутся такие послания по той же схеме, что и другие деловые письма. сперва указываются реквизиты получателя и отправителя. затем – дата составления и исходящий номер документа. заголовок, отражающий суть вопроса.

обращение к получателю (как правило – по имени и отчеству, если только вы не пишете в официальные инстанции. суть вопроса. благожелательное изъявление надежды на сотрудничество. должность, ФИО и подпись отправителя. Поскольку письмо-запрос – официальный документ, писать его следует на фирменном бланке.

Образец письма-запроса можно скачать здесь. Начинать запрос лучше с краткого объяснения причин обращения.

Просто потребовать сведения без указания причин (да ещё и в ультимативной форме, как делают некоторые) – дурной тон. Напишите буквально одну вводную фразу, например. «на основании наших предварительных договорённостей. «в целях предотвращения возможных спорных вопросов. «в соответствии с заключенным договором.

«для заключения договора. Если понадобится, можно ссылаться на акты законодательства. Например, если закон требует, чтобы перед заключением договора вы ознакомились с какими-либо бумагами, в письме можно написать: «В соответствии со статьей Федерального закона от 24.07.2012 № 397-ФЗ ». Переходить к сути без предварительных объяснений вы можете только в тех случаях, когда причина запроса очевидна (например, если вы пишете по образцу письмо-запрос коммерческого предложения). А вот если повод для обращения нестандартный, следует описать ситуацию и изложить ваши мотивы подробно, чтобы у получателя не осталось вопросов.

В содержательной части нужно сформулировать (по возможности – лаконично) одно конкретное требование. Нежелательно в одном и том же послании просить и разъяснений по нескольким тематикам. Впрочем, это опционально – если вы будете составлять письмо по каждому маленькому вопросу (которых штук 5-10 в общей сложности), это приведёт только к излишнему формализму.

Адресат тоже не очень обрадуется, подвергнувшись такой «бумажной» бомбардировке. Начинают содержательную часть со стандартных вводных конструкций. «просим сообщить о. «будем крайне признательны, если Вы. «просим выслать. Письмо-запрос всегда требует письма-ответа. Если вопрос срочный и не терпит отлагательств – тактично упомяните, что хотели бы получить ответ как можно быстрее. С этой целью можно использовать следующие фразы. «просим ответить по возможности скорее.

«настоятельно просим ответить в пятидневный срок. «просим дать ответ в двухнедельный срок. «с нетерпением ждём Вашего письма. «прошу прислать документы при первой возможности по электронной почте.

В большинстве случаев послание-запрос получается очень коротким. Не нужно растекаться мыслью по древу и высказывать свои соображения по теме и не по теме. Ниже представлены примеры самых распространённых запросов.

Образец письма-запроса о предоставлении документов. «Уважаемый Владимир Александрович. Для заключения договора между ООО «Артемида» и АО «Шварценшпигель» прошу предоставить следующий перечень документов. устав организации. свидетельства ОГРН и ИНН. свидетельство о государственной регистрации фирмы (полученное в ИФНС в установленном законом порядке. приказ о назначении на должность генерального директора. Прошу отправить как оригиналы документов (почтой России либо курьерской службой), так и их копии (электронной почтой на.

Образец письма-запроса о предоставлении информации. «Уважаемый Пётр Владимирович. Прошу Вас проинформировать меня о возможности поставки корабельных двигателей Е-100 (код по каталогу СРК-1738-8476) в количестве 10 штук в срок до 10 декабря 2015 года, а также сообщить об условиях доставки и платежа. Заранее благодарю за быстрый ответ. Образец письма-запроса о разъяснении. «Уважаемый Александр Петрович. В целях предотвращения возможных спорных моментов прошу Вас максимально подробно описать процедуру доставки макак-резусов с территории Северного Вьетнама.

Какие транспортные средства используются на каждом этапе, есть ли опасность для жизни и здоровья особей, на какой максимальный срок я должен рассчитывать? С нетерпением жду Вашего ответа. Составляйте письмо по приведённым образцам и не забывайте о вежливости и деловой этике. В запросе не должно быть угрожающих фраз, ультиматумов и обещаний отправиться с жалобой в официальные инстанции, если не будет ответа. Максимально корректно излагайте свою просьбу, даже если получатель явно не хочет её исполнять.

А если ответ так и не придёт (либо если вам отправят официальный отказ в предоставлении данных), придётся прибегать к более серьёзным мерам – например, к написанию письма-предупреждения.

Категория: Ответы на вопросы.

Ответы юристов


Ответ юриста

teddyhouse.ru

Вы не можете добавить ответ к этому вопросу. Авторизуйтесь или присоеденитесь к этому вопросу.



Похожие вопросы:


Юристы - участники

Займы

 

Социальные сети

© teddyhouse.ru 2013-2018. При использовании материалов сайта, ссылка на сайт обязательна.