Оформление служебных писем – правила оформления реквизитов документов

Оформление служебных писем – правила оформления реквизитов документов. В разделе образцы писем вы можете изучить уже готовые шаблоны деловых писем. Тема о правилах деловой переписки и особенностях написания электронных деловых писем была начата нами в предыдущей статье.

Давайте остановимся на вопросе оформления служебных писем более подробно. Речь пойдет о требованиях, предъявляемых только в отношении основных реквизитов. Их вы сможете использовать на практике при составлении служебных (деловых) писем. Порядок их расположения отражен на картинке, при его составлении учтены Требования к оформлению документов согласно рекомендациям ГОСТ Р 6.30-2003.

Оформление реквизита адресат служебного письма. В зависимости от обстоятельств, адресатов у письма может быть несколько (организации, структурные подразделения, должностные и физические лица). Вот лишь некоторые примеры того, как следует указывать адресата. ОАО Горящий факел. г. Архангельск, 283450. Как оформлять реквизит дата в служебном письме. Дату на документ ставят после его подписания.

Оформление возможно в двух вариантах: 25.01.2014 либо 25 января 2014 г. Если дата присутствует в тексте в нескольких местах, то следует придерживаться одного стиля ее написания. Как оформлять реквизит Регистрационный номер в служебном письме. Регистрационный номер, аналогично предыдущему реквизиту, проставляется только после подписания письма и в соответствии с системой, принятой в данной организации. Он оформляется в виде порядкового номера, который при желании можно дополнить индексом дела согласно номенклатуре дел или буквами (отражение информации об исполнителе).

К примеру. 02-21/146, в котором 02 это порядковый номер отдела согласно структуре организации, 21 порядковый номер, который идет по номенклатуре дел конкретного отдела, а 146 порядковый номер самого документа, обозначение ОК может подразумевать как отдел кадров, так и конкретное лицо Оксана Крылова и т.д.

Регистрация и проставление номера (регистрационного) на документе является обязательным требованием, так как это способствует облегчению обработки электронной почты.

Порядок оформления реквизита запроса ссылка на регистрационный дату и номер. Для облегчения обработки поступающей почты необходимо при подготовке ответа проставлять дату письма-запроса и его регистрационный номер. Делается это на уровень ниже исходящего регистрационного номера вашей организации.

Если ваш получатель крупная компания с большим потоком входящей корреспонденции, то без указания этих реквизитов ваше письмо попросту может попасть в другой отдел или к другому исполнителю, что повлечет дополнительные временные затраты.

Оформление в служенном письме реквизита заголовок к тексту. В случае, когда текст служебного письма по объему превышает 4 или 5 строк, необходимо создание заголовка. Прочитав его, получатель должен получить общее представление о содержании документа.

Пишите заголовок кратко и всегда в такой форме, словно отвечаете на вопрос о чем письмо? . Например, Об условиях поставки товара или О предоставлении услуги.

Оформление в письме реквизита пометка о наличии приложений. Если вы к служебному письму прикрепляете какие-либо документы или заархивированные файлы, то в обязательном порядке делайте об этом отметку ниже основного текста.

Например. Приложение: на 1 л. в 2экз. В случае если название прикрепленных файлов не содержится в тексте письма, то приведите их наименование в отметке. Например. Приложение: 1. Договор о предоставлении услуг на 5л. в 3 экз. 2. Прайс-лист на оказываемые услуги на 10 л. в 1 экз. Оформление в служебном письме реквизита подпись. Под реквизитом подпись принято понимать совокупность данных, включающих указание должности лица, которое подписало письмо, собственно подпись и ее расшифрованный вариант.

Примеры. Генеральный директор ЗАО Простота личная подпись И.П. Бутырин. И.о. генерального директора ЗАО Простота Место для личной подписи А.Н. Пробкина. Правом подписывать документ лицо наделяется в соответствии с приказом, отражающим распределение обязанностей. Также при подписании необходимо указать его должность и фамилию. Недопустимо проставление косой черты перед наименованием должности или предлога за .

Согласно правилам современного делопроизводства это грубые нарушения оформления служебного письма. Отметка об исполнителе : оформление реквизита. Данная отметка необязательна, она носит рекомендательный характер. Ее плюсом является то, что при возникновении вопросов есть возможность обратиться напрямую к исполнителю, конкретному специалисту. Ставить ее нужно на самом последнем листе, в левом нижнем углу.

Отметка должна содержать имя, фамилию исполнителя, возможно, его отчество, а также контактный телефон. Например. Кривошеев Иван Сидорович. Владея информацией о правилах ведения деловой переписки, будьте уверены, вы сможете легко составить собственные шаблоны и образцы служебных писем, которые заметно упростят вашу работу и ведение делопроизводства в целом.

Далее можете ознакомиться с примерами составления различных видов писем. Консультация юриста.

Категория: Ответы на вопросы.

Ответы юристов


Ответ юриста

teddyhouse.ru

Вы не можете добавить ответ к этому вопросу. Авторизуйтесь или присоеденитесь к этому вопросу.



Похожие вопросы:


Юристы - участники

Займы

 

Социальные сети

© teddyhouse.ru 2013-2018. При использовании материалов сайта, ссылка на сайт обязательна.